Com ja hem explicat a l’apartat d’introducció a les aplicacions, Google diferencia entre els serveis de Workspace (els troncals dins el contracte de Google Workspace) i els serveis addicionals de Google:
- Google Workspace ofereix els serveis principals (com Gmail, Drive, Calendari, Classroom…) que estan incloses dins el contracte de Google Workspace for Education (en qualsevol de les versions, tant la gratuïta com les de pagament).
- Serveis addicionals de Google (com YouTube, Maps, Blogger…), que es poden utilitzar si es configuren, però que cal tenir en compte l’ús de les seves condicions (edat d’ús, demanar autoritzacions per poder-les utilitzar…). Els serveis de Google addicionals NO estan coberts pel contracte de Google Workspace for Education i tenen les seves pròpies condicions d’ús! Google publica les condicions d’ús dels serveis addicionals perquè es pugui consultar què es fa amb les dades.
Aquest fet és important perquè des del març de 2025 Google requerirà a tots els administradors de consoles Workspace educatives que explicitin que tenen aquest consentiment, sinó l’ús dels serveis addicionals quedarà restringit pels usuaris menors de 18 anys.
⚠️ Així doncs, cada any (segons política de Google), caldrà que confirmem des de la consola que el centre té el consentiment parental (o dels tutors legals) per tal que els usuaris facin ús dels serveis addicionals que vulguem emprar.
Tenim tota la informació a l’article de suport sobre la gestió d’accés d’usuaris menors de 18 anys als serveis addicionals.
Com gestionar els serveis addicionals
Limitar els serveis addicionals que fem servir al mínim
Des de la consola obrirem l’apartat d’aplicacions clicant-hi a sobre:
Seguidament escollim l’opció de Serveis addicionals:
Alternativament, podem desplegar del menú lateral l’opció Aplicacions i escollir l’apartat Serveis addicionals de Google:
De totes maneres se’ns obrirà la pàgina general dels serveis addicionals:
💡 El consell és que tinguem el mínim de serveis addicionals activats! D’aquesta manera reduïm la gestió que n’hem de fer i també minimitzem l’exposició de les dades dels nostres alumnes.
Confirmar consentiment dels serveis addicionals
Fins ara hem vist com desactivar els serveis addicionals que no farem servir, però… I pels que sí que volem fem servir? Doncs un cop tinguem l’autorització dels tutors legals, haurem de confirmar a la consola que sí tenim el consentiment.
Per fer-ho des de la mateixa pantalla de gestió dels serveis addicionals buscarem el servei en concret (aquí no hi ha una manera senzilla de buscar-lo, estan ordenats alfabèticament, però també podem aprofitar la cerca del navegador prement CTRL+F). Com a exemple autoritzarem el consentiment per l’ús de Google Fotos. Així doncs, des de la pantalla de gestió dels serveis addicionals (Aplicacions > Serveis addicionals de Google) premem les tecles CTRL+F i escrivim al quadre de cerca la paraula “fotos”:
Ens trobarà el servei de Google Fotos. Per confirmar-ne el consentiment davant Google, clicarem la icona dels 3 puntets a la dreta i del menú emergent escollirem l’opció Confirmar consentiment:
A continuació sortirà l’avís de confirmació del consentiment amb tota la informació relativa (ens ve a dir que Google Fotos no està cobert pel contracte de Workspace Education i que l’ús de les dades serà diferent 1) – en cap cas per finalitats comercials!)
Finalment, si busquem el servei de Google Fotos, de nou, podrem comprovar que ja li hem confirmat el consentiment davant Google:
Això permetrà que els usuaris menors de 18 anys puguin fer ús del servei durant un any (recordem que Google requereix revisar el consentiment anualment!).
🛑 Recorda! Tot i que el departament té a disposició les autoritzacions per alumnes majors de 14 anys no en fem prou per l’ús dels serveis addicionals. La llicència d’aquests serveis és diferent i requereix de l’autorització explícita per cada servei dels tutors legals!
1) Google posa a disposició la pàgina amb les condicions d’ús