Entenem per planificació l'organització i seguiment d'aquelles actuacions destinades a assolir els objectius que hàgim determinat en l'apartat anterior. La planificació és una tasca necessària per aconseguir avançar cap als objectius que ens hem marcat i que es pot dur a terme dins la Comissió d'Estratègia Digital de Centre.
Per cada objectiu, serà necessari dissenyar activitats que permetin el seu assoliment. Igual que passava amb la selecció d'objectius, cal ser realista a l'hora de determinar les activitats que es realitzaran i cal prioritzar aquelles que més poden apropar-nos a l'objectiu.
Un cop dissenyades les activitats, cal planificar el seu desenvolupament. Per cada activitat, seria convenient determinar:
- Recursos necessaris pel que fa a infraestructures, maquinari, recursos humans i temporals (reunions, hores destinades a organitzar i implementar les actuacions, etc.)
- Distribució de responsabilitats de tasques.
- Temporització.
- Indicadors: en el cas de les activitats és recomanable definir indicadors que mesurin la quantitat del que s'ha fet (abast), com ara el nombre de participants, % d'alumne implicats, etc. i indicadors que mesurin la qualitat d'aquestes activitats. Convé que cada indicador vagi acompanyat del seu criteri d'acompliment.
- Tasques associades: si l'activitat és complexa, és útil dividir-la en diferents tasques.
Una bona manera de tenir les activitats ben dissenyades i fer-ne el seguiment és utilitzar un full de càlcul amb una pestanya per a cada activitat. A continuació teniu un fitxer que pot servir de model.
Un cop es comença a implementar l'EDC és molt important fer un seguiment de les activitats planificades. Existeixen moltes opcions per fer aquest seguiment i cada centre pot optar per la que més li convingui.
En tot cas, hi ha un parell d'instruments que poden ser d'utilitat: el diagrama de Gantt i la gestió de tasques.
Un diagrama de Gantt no és res més que la representació de les activitats i de les tasques que requereixen en una línia del temps. D'aquesta manera, en tot moment podem saber quines activitats han vençut, quines estan en desenvolupament i quines encara no han començat.
La gestió de tasques se sol fer amb tres categories. Activitats que estan per fer, les que estan en curs i les que ja s'han fet. Es representen les tres columnes i en cada una s'hi van col·locant les activitats segons el seu estat. Dins de cada activitat, s'hi indiquen les tasques concretes si és necessari. Quan una activitat canvia d'estat, es mou de columna. D'aquesta manera, amb un cop d'ull es pot saber en quin punt es troba cada una de les activitats planificades.
Aquests instruments es poden construir amb aplicacions ofimàtiques bàsiques (editors de textos i fulls de càlcul), però existeixen diferents aplicacions especialitzades que permeten fer aquesta gestió de projectes de manera àgil i compartida. Moltes d'elles tenen plans gratuïts, funcionals però amb possibilitats limitades. Només a tall d'exemple citem tres d'aquestes aplicacions: Trello, Notion i Asana
